Klokkenluiders

Elk Vlaams lokaal bestuur moet sinds 11 december 2022 een klokkenluidersmeldpunt hebben. Via dit kanaal kunnen personen (anoniem) inbreuken melden die ze vaststellen in het kader van hun werkrelatie. De klokkenluidersregeling beschermt deze melders tegen represailles.

Wat?

De klokkenluidersregeling moet personen beschermen die in een werkcontext informatie over inbreuken op geldende wet- en regelgeving melden. Opgelet, een melding is niet hetzelfde als een klacht. 

Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of die de regelgeving schendt.

Wie?

Iedereen die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan dit melden. Dat zijn dus niet alleen personeelsleden van het lokaal bestuur. Ook externen die via hun werk met het lokaal bestuur in contact komen, kunnen klokkenluider zijn. Zoals sollicitanten, consultants, leveranciers...

Voor burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur geldt het gewone klachtenreglement.

Bescherming

Je krijgt de keuze om anoniem te blijven. Bij een anonieme melding wordt je identiteit niet bekendgemaakt. Kies je ervoor om je naam als melder bekend te maken, dan wordt je identiteit beschermd.

Meldingskanalen verzekeren de vertrouwelijkheid van onderstaande gegevens, door onder andere toegang tot deze gegevens te beperken:

• je identiteit
• de identiteit van anderen die in de melding vermeld zijn
• informatie waaruit uw identiteit of die van anderen kan worden afgeleid

Elke vorm van represailles naar aanleiding van een melding of openbaarmaking is verboden. Vormen van represailles die verboden zijn: negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, overdracht van taken, financiële schade, negatieve evaluatie of arbeidsreferentie, etc. Voor een volledig overzicht van verboden sancties: artikel III.60/12, §1 en artikel III.60/12 §2, lid 2 van het Bestuursdecreet.

Als klokkenluider kan je ook informatie openbaar maken. Je wordt dan beschermd tegen sancties als de melding voldoet aan de voorwaarden:

• Je hebt eerst intern of extern gemeld, of meteen extern omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend kon worden behandeld of omdat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen een termijn van 3 maanden nadat je de melding hebt gemaakt.
• Een van onderstaande situaties doet zich voor:
  • De inbreuk vormt potentieel een dreigend of reëel gevaar voor het algemeen belang
  • Naar aanleiding van een externe melding bestaat het risico op represailles, of het is onwaarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend behandeld zal worden door bijzondere omstandigheden van de zaak.

Uitzondering

Wie opzettelijk of bewust foute of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

Als melder moet je redelijke gronden hebben om te stellen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie op het moment van de melding.

Welke rechten heeft de betrokkene?

De betrokkene, de persoon over wie de melding gaat, beschikt over een aantal rechten:

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Het vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging, waaronder recht op toegang tot zijn dossier, recht om gehoord te worden

Hoe melden?

Een melding kan telefonisch, schriftelijk per brief of e-mail of tijdens een fysieke ontmoeting.

Bij een telefonische melding of fysieke ontmoeting, kan -als je ermee instemt- het gesprek opgenomen worden. Zo kan het bewaard worden en kan er een verslag van gemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Als melder meld je de informatie over een inbreuk bij voorkeur intern als de inbreuk op een doeltreffende manier intern kan behandeld worden en er geen risico op represailles bestaat. 

Intern meldkanaal

Personeelsleden melden de informatie over een inbreuk bij voorkeur intern als de inbreuk op een doeltreffende manier intern kan behandeld worden en er geen risico op represailles bestaat. 

algemeen directeur, hoofd van het personeel

• algemeendirecteur@bertem.be
• tel. 016 49 99 90
• via post: t.a.v. de algemeen directeur (vertrouwelijk), Tervuursesteenweg 178, 3060 Bertem

Extern meldkanaal

Wie kan extern melden?

• Een personeelslid dat al een interne melding deed.
• Een personeelslid dat van mening is de melding niet doeltreffend intern behandeld kan worden.
• Een personeelslid dat van mening dat er een risico op represailles bestaat.
• Een externe met een werkrelatie met Bertem.

Audit Vlaanderen of de Vlaamse Ombudsdienst:

• melding.audit@vlaanderen.be
• tel. 02 533 45 55
• Audit Vlaanderen, Havenlaan 88-bus 24, 1000 Brussel.

Als Audit Vlaanderen vaststelt dat zij niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, vragen ze jouw toestemming om de melding door te sturen naar de bevoegde instantie voor verder onderzoek.

Meer uitleg over een melding bij Audit Vlaanderen.

Verder verloop

Als melder ontvang je een ontvangstmelding binnen de zeven dagen na de dag waarop jouw melding werd ontvangen, behalve wanneer:

• je melding al behandeld werd binnen die termijn. Je krijgt dan direct meer informatie over jouw melding.
• je je uitdrukkelijk hebt verzet tegen het ontvangen van een ontvangstmelding
• het krijgen van de ontvangstmelding de bescherming van jouw identiteit in gevaar brengt

Behandeling van de melding

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met jouw melding gebeurde.

Meer concreet:

• binnen drie maanden na de dag waarop de ontvangstmelding werd verstuurd
• of binnen drie maanden en zeven dagen als er geen ontvangstmelding is verstuurd

Je komt te weten welke maatregelen genomen zijn of zullen worden genomen naar aanleiding van de melding én ook de reden(en) voor die maatregelen. De meldkanalen mogen vanzelfsprekend geen informatie meedelen die intern onderzoek of de rechten van de betrokkene(n) schaadt.

De termijn van drie maanden kan verlengd worden tot zes maanden door Audit Vlaanderen.

Verwerking van persoonsgegevens

Als onderstaande gegevens beschikbaar zijn, verwerken de meldingskanalen deze persoonsgegevens tijdens de behandeling en registratie van meldingen, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

• Naam van de melder
• Contactgegevens en functie van de melder
• Naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de melder, en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext
• Naam en functie van de betrokkene, en informatie over de inbreuken van de betrokkene
• Naam van de getuige
• Schriftelijke meldingen
• Schermopnamen en het schriftelijk verslag van mondelinge meldingen

Meer info

Algemeen directeur, Tervuursesteenweg 178, 3060 Bertem, algemeendirecteur@bertem.be, tel. 016 49 99 90