Verhuur gemeentelijke zalen

Op zoek naar een zaal om een familiefeest te organiseren?
Of eerder naar een rustige vergaderzaal?
Voor de meest uiteenlopende activiteiten biedt de gemeente heel wat verschillende zalen aan.

We geven u graag een overzicht van ons aanbod en de voorwaarden om er gebruik van te kunnen maken. Een zaal huren doet u via ons online reservatieplatform:

Beschikbaarheid, fiches en foto's van de zalen zijn zichtbaar via het online reserveringsplatform.

Een voorafgaand plaatsbezoek aan een zaal is mogelijk na het maken van een afspraak bij de dienst facilitair beheer.

Gemeentelijke infrastructuur

Bertem

Pastorij Bertem - zaal Wagenhuis inclusief kleine keuken
capaciteit: zittend 40 p - staand 50 p
Pastorij Bertem - zaal Sint-Verona
capaciteit: zittend 20 p - staand 30 p
Pastorij Bertem - zaal Sint-Elooi (zolder)
capaciteit: zittend 28 p - staand 35 p
Sportzaal Bertem
capaciteit: zittend 400 p
Sporthal Verona - deel 1, 2 en 3 incl. kleedkamer(s)
Sporthal Verona - danszaal incl. kleedkamer
Sporthal Verona - kleedkamer(s)
Speelplaats gemeenteschool (niet mogelijk voor categorie 4 - zie verder)
Refter gemeenteschool (enkel voor categorie 1 en 2 - zie verder)

Reserveringen voor vergaderzalen in het gemeentehuis (zaal Den Dries, zaal 't Schrei, zaal De Vleugt, zaal De Saeger en zaal Sociaal Huis zolder) kunnen enkel aangevraagd worden via
gebouwen@bertem.be en kan alleen voor categorie 1 en 2.

Leefdaal

Gemeenschapscentrum Vlieg-In - grote polyvalente zaal met foyer/tap
capaciteit: zittend 200 p - staand 270 p
Gemeenschapscentrum Vlieg-In - polyvalent lokaal incl. kleine keuken
capaciteit: zittend 25 p - staand 50 p
Gemeenschapscentrum Vlieg-In - keuken
Sportzaal Leefdaal incl. cafetaria, podium en kleedkamers
Speelplaats gemeenteschool (niet mogelijk voor categorie 4 - zie verder)

Korbeek-Dijle

Ontmoetingscentrum Ter Dijle - grote zaal met kleine keuken
capaciteit: zittend 185 p - staand 214 p
Parochiezaal - grote zaal met keuken
capaciteit: zittend 80 p

Wie en wanneer

Voor de huur van gemeentelijke infrastructuur wordt een onderscheid gemaakt tussen 4
categorieën. De voorrangsregeling, aanvraagperiode en de huurprijs hangen af van de categorie waar u bij hoort.

Opgelet: voor sporthal Verona is een apart gebruiksreglement van toepassing met andere categorieën, voorrangsregeling, aanvraagprocedure, betaalprocedure en huurprijzen. Dit reglement kan u onderaan deze pagina vinden.

Categorie 1: reserveren kan ten vroegste 480 dagen of +/- 16 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:
- Lokaal bestuur Bertem
- Gemeentelijke adviesraden
- Bertemse scholen en hun ouderverenigingen
- Initiatieven door het lokaal bestuur Bertem georganiseerd of organisaties die een samenwerkingsverband vormen met het lokaal bestuur Bertem (bv. Bertem Buiten Gewoon, speelpleinwerking Kattestroof, Mama’s Depot, Lokaal Dienstencentrum, Cattitude, Erfgoedkamer Bertem…)
- WZC Sint-Bernardus
- Rode Kruis Bertem-Huldenberg
- Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad
- Eerstelijnszone Leuven-Zuid
- Huis van het Kind Bertem
- Kerkfabrieken van Bertem, Leefdaal en Korbeek-Dijle
Categorie 2: reserveren kan ten vroegste 420 dagen of +/- 14 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:
- Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor
  winstgevende activiteit.
- Erkende Bertemse verenigingen, goedgekeurd onder de voorwaarden volgens het besluit van 24 juni 2014
- Erkende bovenlokale verenigingen uit IGS Druivenstreek
- Burgerinitiatieven met gemeenschapsvormend karakter: buurtfeest, wijkcomité...
Categorie 3: reserveren kan ten vroegste 300 dagen of - 10 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:
- Inwoners, bedrijven en organisaties die niet opgenomen werden in categorie 1 en 2 van de gemeente Bertem
- Erkende verenigingen uit de Vrijetijdsregio Druivenstreek
Categorie 4: reserveren kan ten vroegste 240 dagen of +/- 8 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren alle andere organisatoren.

Bij reservatie(s) van infrastructuur voor dezelfde datum en tijdstip geldt een voorrang afhankelijk van de categorie (cat.1 heeft voorrang op cat.2, enz.) en op basis van het gebruik van de infrastructuur van voorgaand werkjaar. Voorrang op basis van categorie primeert op voorrang van voorgaand werkjaar.

Aanvraagprocedure

Aanvragen gebeuren via onderstaand zaalreserveringsplatform van het lokaal bestuur Bertem (via 3P).

Reserveringen kunnen ten laatste 7 werkdagen voor de aanvangsdatum van het gebruik aangevraagd worden.

Nadat u er zich heeft geregistreerd aan de hand van uw e-mailadres, kan u in een paar stappen één of meerdere locaties reserveren, zowel voor een vast wederkerend moment als een eenmalige reservatie. U kan via dit platform ook steeds de beschikbaarheid van alle locaties controleren.

Is de digitale weg voor u niet mogelijk, dan kan u altijd telefonisch contact opnemen met het onthaal: tel. 016 49 99 99 of langskomen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. Onze onthaalmedewerkers helpen u graag verder.

Beslissing ovePr de aanvraag

Elke aanvraag wordt door het digitaal platform geregistreerd en verder behandeld. De dienst facilitair beheer probeert uw aanvraag binnen de 10 werkdagen te behandelen. Over elke stap van uw aanvraag wordt u op de hoogte gehouden via e-mail, waarin vermeld staat of uw aanvraag aanvaard of geweigerd werd, aangevuld met een motivatie.

Eenmaal uw aanvraag aanvaard is en u hiervan de bevestiging ontvangen heeft, bent u zeker van het gebruik van de gevraagde locatie.

Betaling

De betaling moet volledig voldaan zijn alvorens het overhandigen van sleutels of toegangsbadges.

De betaling van de retributie gebeurt door middel van een factuur te betalen per overschrijving.

Reservaties en kosten van vaste gebruikers of wederkerende reservaties worden trimestrieel gefactureerd.

Annulatie

Bij opzegging van de overeenkomst door de gebruiker, in de periode van 21 dagen voor de gereserveerde datum, is een bedrag van 25% van de huur en eventueel reeds gemaakte kosten verschuldigd, tenzij bij aantonen van overmacht.

Gebruiksvoorwaarden

Toegang tot de gemeentelijke infrastructuur

De vaste gebruiker ontvangt tegen ontvangstbewijs één of meerdere sleutels van de gemeentelijke infrastructuur.

Voor occasionele reservaties kan u de nodige sleutels maximum 3 werkdagen vooraf afhalen aan het onthaal in het gemeentehuis tijdens de openingsuren. Terugbrengen gebeurt binnen de 2 werkdagen na de activiteit. Klaarzetten en opruimen dient binnen de reservatieperiode te vallen.

Sleutels/badges zullen enkel op naam worden gegeven.

Bij verlies of diefstal van een sleutel en/of badge verwittigt de gebruiker onmiddellijk de dienst facilitair beheer.

Sleutels die vervangen worden ten gevolge van verlies of misbruik worden aangerekend volgens de kostprijs van het bijmaken (indicatieve prijs 2022: € 60).

Plichten en verantwoordelijkheden

De gebruiker is verantwoordelijk voor de infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan. U moet de volgende richtlijnen naleven:

tekortkomingen/defecten bij ingebruikname van de infrastructuur worden onmiddellijk gemeld via gebouwen@bertem.be. Zonder melding stemt de gebruiker in met de toestand van de infrastructuur
zorg als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur
laat de infrastructuur achter in dezelfde staat als waarin ze aangeboden werd
poetsen gebeurt door de huurder of op aanvraag tegen betaling (wordt achteraf gefactureerd volgens uurtarief)
gebruik de gehuurde infrastructuur enkel voor het doel waarvoor ze aangevraagd is
in geen geval mag de infrastructuur verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden
respecteer de overeengekomen gebruikstermijn
doe bij vandalisme aan de infrastructuur of diefstal van aanwezige materialen onmiddellijk aangifte bij de politie. Bezorg een dubbel van het proces-verbaal aan de dienst facilitair beheer ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie.

Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur.

Naleving reglement

Het gemeentebestuur mag altijd controle uitoefenen op het gebruik en de beveiliging van de ter beschikking gestelde infrastructuren. De gebruikers moeten zich schikken naar de aanmaningen van het gemeentebestuur en zijn gemachtigde afgevaardigden.

Bij niet-naleving van het reglement of bij niet-betaling van de verschuldigde betaling, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:

de aanvrager of gebruiker in gebreke te stellen
de infrastructuur onmiddellijk terug te vorderen
in de toekomst geen infrastructuren meer ter beschikking te stellen

Bezwaren

Eventuele bezwaren richt u schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.